http://npc-news.ru/

Использование бланков

Всего столетие назад люди не имели в своем распоряжении компьютеров, и им приходилось писать друг другу письма на обычной бумаге. Чтобы сделать письма более красочными, повсеместно использовались отпечатанные в типографиях бланки, украшенные согласно различным тематическим категориям. Электронная почта не могла не позаимствовать это прекрасное средство для своих нужд.

Бланки создавались с целью придания почтовым сообщениям привлекательного вида. Правильный выбор бланка для создаваемого письма делает его интереснее для получателя, независимо от темы сообщения,

В вашем распоряжении неограниченное число электронных бланков. Воспользоваться ими намного проще, чем готовыми бумажными бланками. Достаточно выбрать необходимый вариант из соответствующего меню.

Чтобы воспользоваться электронным бланком при написании сообщения, выполните следующие действия,

Выберите Действия новое сообщение Другие бланки.

На экране появится диалоговое окно Выберите бланк, в котором необходимо выбрать бланк для создаваемого сообщения. При щелчке на любой из опций вы можете наглядно ознакомиться с бланком в области Внешний вид-

Если в меню Действие подменю Новое сообщение с помощью неактивно (затенено серым цветом), то воспользоваться им невозможно. Чтобы подключить СТО, перейдите на вкладку Сообщения и выберите в раскрывающемся меню Создать сообщение в формате опцию HTML. Дважды щелкните на необходимом варианте бланка.

Выбранный вами бланк заполняет область текста сообщения в окне формы сообщения,

Заполните поля формы необходимыми данными.

При необходимости вы можете изменять данные сообщения по своему усмотрению. Щелкните в соответствующем поле и введите необходимый текст. Вы можете быстро изменять уже помещенный в поле текст новый. Для этого сначала выделите первый, перетащив над ним указатель мыши. Затем введите новый текст, который автоматически заменит старый фрагмент

Щелкните на кнопке Кому

На экране появится диалоговое окно Выбор имени

Укажите имя пользователя, которому предназначается сообщение. При выборе пользователя в списке адресной книги его имя выделяется,

Щелкните на кнопке Кому.

Да, вы уже щелкали на кнопке Кому ранее. Но тогда вы отображали диалоговое окно Выбор имени, а сейчас добавляете адрес пользователя в форму бланка,

Щелкните на кнопке ОК.

Окно выбора имени закрывается, а вы переходите к форме сообщения, содержащей выбранный ранее бланк,

Щелкните на кнопке Отправить.

Если компьютер подключен к локальной сети компании, то ваше сообщение отправляется адресату автоматически. Если вы создаете сообщение с помощью домашнего компьютера, для его отправки необходимо выбрать команду Сервис, вы хотите только отправить сообщение, но ведь проверить почтовый ящик на наличие новых сообщений никогда не лишне.

Не все пользователи используют Outlook для получения и отправки почтовых сообщений, поэтому красота бланков доступна далеко не каждому получателю писем. Не огорчайтесь, если тщательно выбираемый вами бланк для почтового сообщения остался незамеченный дорогим вам человеком.

Если необходимо быстро просмотреть большой набор сообщений, то вам на помощь придет область просмотра. При выборе команды ВмДОблвСТь просмотра окно модуля Входящие разделяется горизонтально на две большие области, В верхней содержится список полученных сообщений, а нижняя предназначена для просмотра, Для просмотра следующего сообщения достаточно выбрать его в списке верхней области. Содержимое сообщения отображается в области просмотра

В области просмотра доступны все графические изображения и элементы форматирования, которые вставлены в сообщение его создателем (в режиме автопросмотра вы можете ознакомиться только с несколькими первыми строками письма). Если вы знаете, что отправляемые вам сообщения создаются в Outlook, то использовать область просмотра предпочтительнее, хотя она и занимает дополнительное место на экране.

Правила — мое любимое средство Outlook, Правила позволяют программе (и ее пользователю) автоматически обрабатывать определенные типы сообщений. Например, каждый день я получаю ворох писем. Разобраться в нем, просматривая каждое сообщение, нереально. Поэтому я задаю Правила, которые помогают мне автоматически сортировать почту по отдельным папкам, В результате на просмотр сообщений у меня уходит значительно меньше времени.

Даже не знаю, сколько максимально правил можно создать с помощью специального мастера, интегрированного в программу Outlook, Точно могу сказать только одно. Их намного больше, чем понадобится вам для управления сообщениями.


Комментарии закрыты.