http://npc-news.ru/

Очистка папки

Пройдет немного времени, и вы поймете, что количество сообщений в папке Входящие достигло того предела, когда требуется очистка папки. Далеко не все пользователи имеют привычку удалять сообщения сразу после их прочтения. Некоторые хранят письма как память или источник важной информации, Я часто обращаюсь к присланным или отправленным мною письмам за важными данными, которые трудно удержать в голове.

Проблема с переполнением программы сообщениями заключается в том, что работа Outlook и компьютера существенно замедляется при сохранении в папке Входящие большого числа писем. Кроме того, управлять громадным списком сообщений весьма неудобно. Если же вы работаете в локальной сети компании, то системный администратор может просто не позволить вам содержать настолько большой почтовый ящик, как вам хочется.

Архивация данных — это возможность, встроенная в Outlook, Она помогает сохранять сообщения и другие элементы Outlook, которые в текущий момент времени вам не нужны, но могут понадобиться в будущем. Если вы используете Outlook в сети с почтовыми серверами Exchange, то архивацией сообщений в вашем почтовом ящике занимается системный администратор. Это удобно, но вы никогда не контролируете количество сообщений в папках программы.

Даже если вы не планируете использовать средство архивации в ближайшем будущем, понять, как оно работает, вам все же крайне необходимо. Обратите внимание на то, что программа Outlook часто архивирует элементы автоматачески, что создает иллюзию их удаления исходных папках, В следующих разделах я расскажу, где следует искать "потерянные" элементы.

Часто средство автоматической архивации кажется ненужным и надоедливым. Не впадайте в панику! Научившись правильно его использовать, вы поймете, насколько оно полезно и незаменимо. Воспользовавшись им полноценно всего один раз, вы поймете его значимость.

Хотя чаще всего архивации подлежат почтовые сообщения, в архив можно добавить любые другие элементы Outlook: встречи, задачи и т.д. Обычно не архивируются только контакты и заметки, хотя это не правило программы, алогически выверенная закономерность использования элементов.


Комментарии закрыты.