http://npc-news.ru/

Совещания. Повторяющиеся встречи

Иногда встречи в кабинете руководства проводятся регулярно. Между ними проходит совсем немного времени, что радует начальство, но никак не вас. Не посетить их равносильно отказу от премии за год. Так или иначе о подобной "обязаловке" нужно помнить всегда.

Для создания записей о повторяющихся встречах выполните следующие действия,

1. Выберите Вид Перейти Календарь.

На экране появится электронный календарь Outlook,

2. Щелкните иа кнопке Создать в левой части панели инструментов. На экране отобразится форма для создания записи о новой встречи. Эту форму можно открыть и более простым способом, о чем уже рассказано ранее

3. Щелкните в поле Тема и введите тему встречи.

4. Щелкните в поле Место и укажите место проведения встречн.

5» Если вам необходимо напомнить о проведении встречн, то выставьте опцию Оповещение.

Укажите, за сколько времени до начала встречи нужно отобразить оповещение,

При необходимости выберите звуковой файл, который будет прошрываться при отображении оповещения,

6. Щелкните на меню Действия

Выберите команду Повторение, Для выбора этой опции достаточно нажать комбинацию клавиш <Ctrl+G>, о чем говорит надпись справа от команды в меню Повторение, На экране появится диалоговое окно Повторение встречи.

2, Щелкните в поле конец н введите дату завершения встречи.

8. В разделе Повторять выберите переключатель ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Прн необходимости укажите иштервал повторения встречи вручную.

9. Задайте пределы повторения встречи в последнем разделе диалогового окна. Дата первой встречи задается в поле начало.

10. Введите дату повторения встречи.

11. Если выбрать опцию нет конечной даты, то для прекращения повторения встречи необходимое ее удалить. Вы также можете указать точную дату завершения повторения встречи или указать время, через которое закончится это действие.

12. Щелкните на кнопке ОК

13. Щелкните на кнопке Сохранить н закрыть.

Даже повторяющиеся встречи приходится изменять. Для этого воспользуйтесь приведенными ниже 1шструкциями.

1. Дважды щелкните на соответствующей записи о встрече.

На экране появится диалоговое окно Откръпъ повторяюпщйся элемент.

2. Укажите следующее действие: открыть текущую копию или весь ряд.

3. Щелкните на кнопке ОК

На экране появится диалоговое окно Повторяющаяся встреча

Outlook позволяет настраивать вид любого модуля, в котором данные отображаются на экране, В основном эта задача выполняется с помощью представлений. Вы можете разукрасить любой модуль Outlook самым невероятным образом, но я бы рекомендовал вам придерживаться стандартных правил оформления папок программы. Это относится и к папке Календарь, которую многие пользователи воспринимает как рабочий дневник. Если вам все же хочется вьщелиться на фоне остальных пользователей программы, то специальные настройки программы позволят вам преобразовать ее в "нечто", напоминающее что-то совершенно другое — да хоть поваренную книгу. Если вы не настолько экстремальны по своему мировоззрению, но все же создали представление, которое вам не нравится, всегда можете удалить его.

По умолчанию модуль Календарь отображается в представлении День, Неделя или Месяц

4. Измените необходимые параметры встречи.

5. После изменения всех необходимых настроек щелкните иа кнопке Сохранить и закрыть.

Такой простой элемент как встреча значительно упрощает жизнь людей, которым по долгу службы приходаггся часто общаться с другими людьми. Я использую элемент встречи Outlook для оповещения о будущих занятиях или частых совещаниях, Плашфование в Outlook позволяет избежать досадньгх несогласованностей в рабочих графиках сотрудников фирмы.

Остальные представления папки Календарь, например Активные встречи, пригодятся при анализе деятельности пользователей компании (в том числе и своей).


Комментарии закрыты.